Tempo talvez seja o recurso mais importante de nossas vidas. Estamos a todo momento procurando maneiras de encaixar todos os nossos desejos, compromissos e tarefas, na limitada janela do nosso dia. Na medida que a tecnologia evolui, novas ferramentas surgem para nos auxiliar e outras para nos distrair ou aumentar a dose de atividades a serem cumpridas no mesmo espaço de tempo.

Como fazemos para conseguir fazer mais em menos tempo? Existem várias respostas para essa pergunta. Aqui vamos explorar alguns aspectos que costumam travar a nossa rotina

 

REUNIÕES

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As reuniões são grandes vilãs da nossa produtividade. Dedicamos horas das nossas semanas a elas e muitas vezes, sem grandes resultados. Reuniões semanais recorrentes, por exemplo, correm o imenso risco de se tornarem improdutivas. Isso acontece porque as pessoas não veem mais necessidade de se prepararem para elas por já serem algo que faz parte de suas rotinas.  Se a reunião não for produtiva ou puder ser um e-mail, desmarque.

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O QUE FAZ DE UMA REUNIÃO PRODUTIVA?

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Uma reunião produtiva começa pontualmente, reúne um grupo de pessoas cuidadosamente selecionado para um propósito específico, fornece um fórum para discussão aberta e produz um resultado tangível: uma decisão, um plano, uma lista de ótimas idéias a serem seguidas, um entendimento compartilhado do trabalho no futuro. Ao final da reunião o resultado é compartilhado com outras pessoas cujo trabalho pode ser afetado. 

 

Portanto, para garantir que suas reuniões sejam eficazes, busque seguir as seguintes sugestões:

• Desmarcar reuniões que julgue improdutivas

• Diminua o tempo de reuniões recorrentes

• Substitua reuniões de status e alinhamento por um e-mail

• Não comece reuniões sem haver pauta

• Reuniões que precisam de catch up, mande um pré-read por e-mail para não perder tempo da reunião com alinhamento

 

Sabemos o quanto mudanças de hábito são difíceis. Para levar a frente essas sugestões talvez você encontre resistência de colegas e colaboradores. As seguintes questões são recorrentes:

 

Como eu tiro pessoas da reunião sem gerar frustração?

 

O tempo de cada um de nós é finito. Liberar alguém de uma reunião cuja pauta não requer sua presença é um ato de valorização do tempo e da produtividade dessa pessoa. Busque passar esse entendimento, sempre lembrando que as reuniões serão registradas e que tudo que foi decidido será enviado por e-mail.

 

Com gerar simetria de informação sem reuniões?

 

Ferramentas de gestão de tarefas possibilitam que todos em um time tenham acesso ao que está sendo feito por todos, qual o status de cada tarefa, quais os prazos, responsáveis e etc. Nós do Templo usamos o Asana, mas existem muitas outras disponíveis (e gratuitas) no mercado. A melhor ferramenta é aquela que seu time se sentir confortável de usar e manter atualizada.

 

Exemplos de ferramentas gratuitas: Asana, Trello e Monday. 

 

ORGANIZAÇÃO DA SEMANA

 

Nossa semana tem tempo limitado e nossa capacidade cognitiva também. Portanto, é fundamental priorizar o que é mais importante, delegar o que puder ser delegado e separar tempo para se inspirar e descansar, de modo a conseguir ser mais criativo e eficaz nas entregas

 

Como eu priorizo tarefas?

 

Um primeiro passo para a priorização começa com o desdobramento das tarefas em micro-tarefas até que cada um delas representa o equivalente a uma hora de trabalho para serem executadas. Com essa visualização, é possível entender, dentro das 8 horas de seu dia, o que de fato você vai conseguir entregar.

 

Uma segunda dica é alocar essas tarefas em uma matriz Importante/Não importante - Urgente/Não urgente. As tarefas importantes e urgentes são as que devem ser executadas primeiro.

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